Bereit, die Beschaffungsstrategie deines Unternehmens auf das nächste Level zu heben? Die Kraljic Matrix und andere Einkaufsportfolioanalysen sind dabei dein Schlüssel für eine optimale Beschaffungsstrategie.
Wir möchten mit Euch den strategischen Einkauf verbessern. Als erstes steht damit das Verständnis was wir eigentlich wo und wie einkaufen. Einkaufsportfolioanalysen können übersichtlich komplexe Daten darstellen und Ordnung ins Datenchaos bringen. Wir haben Euch im Folgenden eine Auswahl zusammengestellt, mithilfe welcher Methoden ihr Eure Einkaufsdaten clustern und analysieren könnt.
1. Der Klassiker – die Kraljic Matrix
Die von Kraljic vorgeschlagene Portfolioanalyse bietet eine umfassende Betrachtung mit verschiedenen Dimensionen, die die strategische Ausrichtung des Einkaufs beeinflussen. Zwei wesentliche Faktoren spielen dabei eine Rolle:
- Ergebniseinfluss: In der Regel wird dies durch das Einkaufsvolumen repräsentiert. Hier wird sowohl das Ausmaß eines möglichen Ausfalls bewertet als auch die Marktmacht gemessen.
- Komplexität: Diese bezieht sich auf das Produkt, den Markt und andere Faktoren. Sie kann anhand der Anzahl der Alternativprodukte und -lieferanten auf dem Markt gemessen werden. Auch Faktoren wie die Standardisierung des Produkts oder seine kundenspezifische Natur können berücksichtigt werden, um festzustellen, wie einfach oder schwierig ein Austausch möglich ist.
In ihrer einfachsten Form werden Lieferanten anhand ihres Einkaufsvolumens und ihrer Komplexität klassifiziert. Dabei werden Fragen gestellt wie: Gibt es eine Second Source oder könnte diese schnell aufgebaut werden? Gibt es viele alternative Lieferanten auf dem Markt? Abhängig von den Antworten können Punkte von 1 bis 4 vergeben werden. Diese Punkte werden dann in eine Matrix übertragen, um anzuzeigen, in welchem Bereich die Lieferanten klassifiziert werden.
Das Gleiche kann auch für ganze Warengruppen durchgeführt werden, um entsprechende Potenziale zu erkennen.
Eine etwas komplexere Klassifizierung erfolgt für einzelne Artikel. Dabei wird entweder das Einkaufsvolumen oder der vom Artikel beeinflusste Umsatz für den Ergebniseinfluss herangezogen. Für die Komplexität können Faktoren wie die Fertigungskomplexität, die Unterscheidung zwischen Standard- und individuellen Teilen oder die Zeit bzw. der Aufwand, die für einen Wechsel benötigt wird, berücksichtigt werden.
Nun sind die Lieferanten, Warengruppen oder Artikel geordnet und können entsprechend den vorgeschlagenen Strategien bearbeitet werden.
Für jeden Bereich ergeben sich die folgenden vier Kategorien:
- Unkritisch:
Gekennzeichnet durch geringes Volumen und geringe Komplexität, z. B. klassische C-Artikel. Strategien können sein:
- Automatisierung
- Lieferantenkonsolidierung
- Dezentralisierung (bei standortübergreifender Analyse)
- Hebel:
Hohe Volumina bei geringer Komplexität. Strategien können sein:
- Ausnutzung der Einkaufsmacht durch regelmäßige Ausschreibungen und/oder Auktionsformate.
- Suche nach Substitutionsprodukten zur Kostensenkung.
- Optimierung der Bestellgrößen für weitere Einsparungen.
Exkurs: An dieser Stelle würde ich gerne ein kleines Praxisbeispiel einstreuen: Ich war kürzlich in einem Projekt, welches den Einkauf nach einer Unternehmenszusammenführung betrachtet hat. Speziell bei den Hebellieferanten, haben wir uns angeschaut wo es Überschneidungen in Produkten, Lieferanten, Warengruppen und Regionen gab, um so mögliche Synergien zu finden. In diesen Hebelworkshops haben wir eine detaillierte Strategie erarbeiten können und haben einiges an „unmanaged“ in „managed“ Spend umwandeln können.
- Engpass:
Geringe Volumina bei hoher Komplexität oder schlechter Austauschbarkeit. Strategien können sein:
- Überprüfung der Lagerbestände.
- Überprüfung von Verträgen mit Engpasslieferanten und mögliche Einführung von Last-Time-Buy-Klauseln.
- Entwicklung von Backup-Plänen.
- Strategisch:
Artikel oder Lieferanten mit hohem Einkaufsvolumen, die in einem komplexen Marktumfeld agieren und/oder schwer ersetzbar sind. Strategien können sein:
- Langfristige Lieferantenbeziehungen und solide Verträge.
- Überprüfung von Make-or-Buy-Entscheidungen.
- Sorgfältige Überwachung von Lagerbeständen und Marktveränderungen.
- Überprüfung von Lager- und Lieferkonzepten.
- Entwicklung eines Notfallplans für Engpasssituationen.
- Durchführung regelmäßiger Einsparungsworkshops mit strategischen Partnern.
- Eingehen von Innovationspartnerschaften.
2. Die Umfangreiche – die AT Kearney Matrix
Die Portfolioanalyse von AT Kearney ist im Prinzip eine erweiterte Kraljic Matrix, die noch genau die möglichen Strategien hinter den Feldern aufzeigt. Sie wird auch „Purchasing Chessboard“ genannt. Mit ihr ist es möglich eine komplette Warengruppenstrategie zu erstellen.
Die Einkaufsmatrix besteht zunächst ebenfalls aus zwei Dimensionen:
- Strategische Bedeutung:
Diese Dimension bewertet die strategische Wichtigkeit eines Produkts oder einer Dienstleistung für das Unternehmen. Es werden Faktoren wie der Einfluss auf die Wertschöpfungskette, die finanziellen Auswirkungen auf das Unternehmen und die Verfügbarkeit von Alternativen berücksichtigt. Je höher die strategische Bedeutung, desto größer ist der Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
- Lieferantenmarktmacht:
Diese Dimension bewertet die Verhandlungsmacht der Lieferanten. Faktoren wie die Anzahl der Lieferanten, ihre finanzielle Stärke, ihre Innovationsfähigkeit und ihre Marktposition werden berücksichtigt. Je stärker die Marktmacht der Lieferanten, desto größer ist ihr Einfluss auf Preise, Lieferzeiten und andere Vertragsbedingungen.
Durch die Kombination dieser beiden Dimensionen werden die Produkte oder Dienstleistungen zunächst in vier Kategorien eingeteilt:
- Strategische Produkte
- Leverage-Produkte
- Nicht-kritische Produkte
- Routineprodukte
Im Weiteren werden diese vier Kategorien in 16 Hebel und 64 konkrete Strategien unterteilt. (Das oben angezeigte Bild kann auf der Webseite von AT Kearney im Detail durchgegangen werden.)
So bietet diese Matrix weitreichendere Handlungsempfehlungen als die Kraljic Matrix. Macht man sich die Mühe und teilt seine Lieferanten in die verschiedenen Kategorien detailliert ein, können hieraus interessante Handlungsoptionen als Teil der übergeordneten Einkaufsstrategie entstehen.
3. Die Operative – ABC/ XYZ-Analyse
Eine weitere Spendanalyse ist die ABC -Analyse. Lieferanten werden nach Ihren Umsätzen geordnet und absteigend in A- (80%), B-(15%) und C (5%)-Kategorien eingeteilt, um so die Wichtigkeit der Lieferanten abschätzen zu können und Prioritäten in der Bearbeitung zu legen.
Bei A-Lieferanten liegen damit 80% der Ausgaben, B-Lieferanten haben nochmal die folgenden 15%, also bis 95% der Umsätze und C-Lieferanten umfassen dann die letzten 5% der Ausgaben und werden am Kaffeeautomaten liebevoll als „Kleinkrusch“,“Fisselkram“ oder auch ganz lapidar „Rest“ oder “Tail” bezeichnet. Nun ist die ABC-Analyse keine Matrixanalyse, daher möchten wir gerne doch noch eine Ebene hinzufügen, um etwas mehr Aussagekraft zu erreichen.
Kombiniert man die ABC-Analyse (dann allerdings auf Artikelebene) mit der XYZ-Analyse haben wir eine Einkaufsportfoliomatrix, welche wir für die Optimierung der Beschaffungswege und Bestellstrategien nutzen können.
XYZ beschreibt hierbei die Analyse der Umschlagshäufigkeit von Artikeln, auch wieder nach der Logik 80%-95%-100%, vergleichbar der ABC-Analyse.
Es bilden sich damit also Gruppen von Artikeln, welche z.B. einen hohen Umsatz und eine hohe Umschlaghäufigkeit haben (AX). Dann gibt es aber auch Artikel, welche zwar sehr teuer sind, aber ewig auf Lager liegen (AY) – hier ist zu prüfen, ob diese Artikel optimiert werden können, indem kleine Chargen häufiger bestellt werden. Umgekehrt ist zu prüfen, ob C-Artikel seltener eingekauft werden können, da die Beschaffungskosten pro Vorgang bei günstigen Artikeln natürlich nicht im Verhältnis stehen, wenn drei Packungen von Artikel XXX dreimal im Monat für 3,50€ bestellt werden. Da bestelle ich doch lieber alle halbe Jahre einmal und lege mir den restlichen Bedarf aufs Lager (CZ).
Die Strategien im Einzelnen:
Just-In-Time:
Für A-X, B-X und A-Y Güter bietet sich eine Just-in-Time oder je nach Größe und Professionalisierung des Unternehmens auch eine Just-In-Sequenz Lieferung aufgrund ihrer hohen Wertigkeit an. Da A-Artikel oft einhergehen mit A-Lieferanten ist hier eine enge Geschäftsbeziehung und gute logistische Abstimmung mit dem Lieferanten angezeigt. Mit einer Just-In-Time Strategie können Lagerbestände minimiert werden. Aufgrund der Erfahrungen der letzten Jahre ist aber die Liefersicherheit immer mit zu berücksichtigen, das heißt Just-in-time bedeutet gleichzeitig fixe Rahmenverträge, dass keine Lieferlücken entstehen.
Verbrauchsgesteuert:
Für C-X, B-Y und C-Y Güter, die einen geringen Wertanteil haben, empfiehlt sich eine verbrauchsgesteuerte Bestellung. Da diese Güter gut geplant werden können, kann der Bedarf aufgrund von Verbrauchsmustern und Prognosen ermittelt werden. Dies ermöglicht eine optimale Bestellmenge und reduziert die Notwendigkeit von Lagerhaltung. Je nach Artikel bieten sich hier auch Kanban-Systeme und Konsignationsläger an. Ein Beispiel hierfür sind die Ausgabe- und Bestellautomaten von z.B. Würth, an denen durch die Entnahmen der Nachschub automatisiert gesteuert wird.
Außerdem bieten sich hier auch Katalogsysteme an, welche mit dem Einkauf zusammen definiert werden und in welchen die Anforderer dann selbstständig bestellen können.
Bedarfsgesteuert:
Für A-Y, B-Y, A-Z und B-Z Güter, die sowohl eine hohe Wertigkeit als auch eine geringe Vorhersagegenauigkeit aufweisen, ist eine bedarfsgesteuerte Beschaffung empfehlenswert. Dies kann beispielsweise durch ein Konsignationslager realisiert werden.
CZ-Artikel sollten idealerweise bereinigt oder über ein Kanbansystem eingekauft werden.
Mit Kraljic Matrix, Purchasing Chessboard und ABC/XYZ Analyse können wir das Portfolio im Einkauf durchleuchten und bringen auf übersichtliche Weise Ordnung ins Chaos.
Wendet ihr Einkaufsportfolioanalysen bzw. die Kraljic Matrix spezifisch an? Welche Tools zur Organisation Euer Spenddaten setzt ihr noch so ein?
