Die Einkaufsfunktion steht heute unter wachsendem Druck: volatile Märkte, Lieferkettenrisiken,
Kostendruck, Nachhaltigkeitsanforderungen und begrenzte Ressourcen. Gleichzeitig erlebt Künstliche Intelligenz (KI) einen Quantensprung – nicht nur als Buzzword, sondern als reale Chance, Prozesskosten zu senken, Entscheidungen zu verbessern und Einkauf strategisch weiterzuentwickeln.
Die KI ist da – und sie klopft an die Tür deines Einkaufs. Die Frage ist nur: Lässt du sie rein?
Durch den gezielten Einsatz von KI kann die operative Effizienz gesteigert werden – und der Einkauf rückt weiter ins Zentrum der Wertschöpfung.
Kern-Use Cases von KI im Procurement
In der Landschaft der Beratungs- und Fachliteratur lassen sich zahlreiche Use Cases identifizieren.
Für die Praxis fokussiere ich hier auf 3 bis 5 zentrale Anwendungsbereiche, die aus meiner Sicht eine besonders hohe Hebelwirkung haben und von großen Beratungen wie McKinsey, KPMG etc. auch hervorgehoben werden.
Spend Analytics & Klassifikation
KI-gestützte Modelle klassifizieren Ausgaben automatisiert (Produktgruppen, Lieferanten etc.), erkennen Muster und Auffälligkeiten und identifizieren Einsparpotenziale. Voraussetzung ist eine saubere Datenbasis, auf der weitere Optimierungen aufbauen können.
Anomaly- / Fraud-Detection & Compliance Monitoring´
KI erkennt Abweichungen (z. B. Preiserhöhungen, doppelte Rechnungen, ungewöhnliche Bestellmuster) in Echtzeit und schlägt Alarm. Gerade für mittelständische Einkaufsorganisationen ein effizienter Hebel zur Risikominimierung.
Intelligente Vertrags- und Dokumentenanalyse (CLM)
Tools auf Basis generativer KI extrahieren automatisch Klauseln, Fristen und Risiken aus Verträgen. Sie ermöglichen eine schnellere Verhandlung und bessere Überwachung der Vertragsinhalte. Der manuelle Aufwand für das Nachhalten reduziert sich, und auch das Claim-Management profitiert deutlich.
Predictive Sourcing / Lieferantenscouting & Marktanalyse
KI-Algorithmen analysieren externe und interne Datenquellen, identifizieren neue Lieferanten oder warnen frühzeitig vor Risiken. Proaktives Lieferantenmanagement wird damit deutlich effizienter.
Automatisierung von Routineprozessen & Assistenzsysteme
Von der automatisierten Angebotseinholung über Chatbots bis hin zu KI-Co-Piloten: KI kann Standardprozesse im P2P-Prozess vereinfachen, Mitarbeitende entlasten und Entscheidungen beschleunigen.
So haben wir mit einem Kunden 30 Ideen zu umsetzbaren Use Cases entwickelt.
Gibt es neben diesen Anwendungsfällen noch weitere Hebel? Auf jeden Fall.
Für ein mittelständisches Unternehmen mit 3.000 Mitarbeitenden haben wir kürzlich einen Use-Case Definition Workshop durchgeführt. Ziel war es, im Vorfeld Use Cases aus unterschiedlichen Abteilungen zu sammeln, diese im Workshop zu bewerten und konkrete Schritte zur Umsetzung zu definieren. Unter Zuhilfenahme von Tools wie Lovable und N8n wurden bereits während des Workshops erste Prototypen und Lösungsideen entwickelt – praxisnah und interaktiv.
Unsere Prozess-Schritte
TASK DUMP
Alle Aufgaben auf den Tisch: Die Teilnehmenden sammelten besonders nervige, zeitintensive oder visionäre Tätigkeiten. Diese wurden nach Häufigkeit, Aufwand und KI-Nutzenpotenzial bewertet.
Konsolidierung & Clusterung
Gemeinsam mit KI-Tools wurden Aufgaben gebündelt, Doppelnennungen bereinigt und Themenfelder geschärft. Das Resultat: klare Cluster für potenzielle Anwendungsbereiche.
Use Case Formulierung
Für priorisierte Aufgaben wurden konkrete Use Cases definiert. Was ist die Herausforderung? Wie kann KI unterstützen? Was wäre der Nutzen in Zahlen?
Machbarkeitscheck
Technische, organisatorische und datenseitige Machbarkeit wurde gemeinsam geprüft. Nur Ideen mit realistischer Umsetzungsperspektive kamen in die nächste Runde.
Priorisierung & Startpunktwahl
Sichtbare Ergebnisse statt ambitionierter Luftschlösser: Gemeinsam wählten wir Use Cases, die sich schnell umsetzen lassen – für direkten Nutzen und positives Momentum.
An dem Workshop nahmen rund 30 Mitarbeitende aus interdisziplinären Teams teil. Besonders spannend:
In kürzester Zeit entstanden nicht nur Ideen, sondern erste Proof-of-Concepts – darunter ein KI-gestützter Angebotshelfer und eine automatisierte Lieferantenbewertung.
Fazit: Nutze das Potenzial der Technologie zur Effizienzhebung
KI ist kein Selbstzweck. Aber richtig eingesetzt, kann sie enorme Effizienzpotenziale heben,
Risiken reduzieren und strategischen Freiraum für den Einkauf schaffen. Entscheidend ist, strukturiert vorzugehen, nichts zu überstürzen und sich Schritt für Schritt zur smarten Einkaufsorganisation zu entwickeln.
Wenn ihr wissen wollt, wie ihr KI sinnvoll im Einkauf einsetzen könnt, kommt gerne auf uns zu. Wir unterstützen bei der Identifikation, Auswahl und Umsetzung passender Use Cases.
Gerade durch eine fundierte Use-Case-Definition und die schnelle Umsetzung kleiner Lösungen steigt die Bereitschaft, sich offen und neugierig mit dem Thema KI zu beschäftigen.
