Mein Name ist Lohse, ich rechne hier nach – Total Cost of Ownership richtig gemacht
“Mein Name ist Lohse, ich kaufe hier ein!”
Wer kennt ihn nicht, den Einkaufsleiter in Pension aus Loriots “Papa ante portas”.
Der Lagerraum in der Firma voll Kopierpapier und auch der Senf steht zuhause palettenweise im Weg herum, nur um 6 Pfennig pro Glas zu sparen. Genau so geht es natürlich nicht, zeigt aber wie wichtig der Blick weg von den Einzelkosten hin zu den gesamten Beschaffungskosten, also den “Total cost of Ownership” ist.
Kundenbeispiel: Lokomotivvermietung
Mein Kunde im Bereich Rail hat das Geschäftsmodell der Lok-Vermietung. Der Kunde kauft die Loks ein und vermietet diese seinen Kunden als Komplettpaket inkl. Wartung, Reparatur etc. nur ohne Lokführer. So weit, so erfolgreich.
Die Krux war jedoch, dass der Einkauf der Loks unabhängig von dessen Wartung eingekauft wurde. Der eine Teil des Einkaufs war für die reine Investitionsbeschaffung zuständig, der andere Teil musste sich um die Wartung kümmern. Somit war ersterer rein auf die Loks fokussiert und ließ alle anderen, später im Prozess anfallenden Kosten, außer Acht. Die Wartungsabteilung wurde überdies auch gar nicht in den Auswahlprozess mit einbezogen, hatte also nicht viel bei der Entscheidung mitzureden.
Dieses Silodenken hatte weitreichende Folgen:
Die Folgen fehlender TCO-Betrachtung
Über die Jahre entstand ein Fuhrpark mit sehr heterogenen Lokomotiven, unterschiedlichen technischen Standards, komplexen Wartungsanforderungen und Monopolsituationen.
- Ersatzteil-Monopolen:
Selbst vermeintlich einfache Teile werden bei E-Loks oft als sicherheitsrelevant eingestuft und benötigen eine bestimmte Zulassung. Diese kann neben den Herstellern auch von anderen Unternehmen erhalten werden, aber damit sind Kosten verbunden. Diese werden oft eingespart, was auch hier der Fall war, womit der Hersteller -für ihn- Traumpreise durchsetzen konnte.
Möchten diese Kosten eingespart werden, dann sollte aber zumindest sichergestellt werden, dass bei dem festgelegten Hersteller über die gesamte Lebensdauer bei Konditionsverhandlung beim Kauf der Lok entsprechende Rabatte verhandelt werden. - Obsoleszenz
Bei langlebigen Investitionsgütern wie E-Lokomotiven werden Ersatz- und Verschleißteile häufig vor Lebensdauerende abgekündigt. Dies kann im schlimmsten Fall zur Verschrottung der Lok führen, wenn sich keine Teile mehr finden. Wie im vorigen Punkt hilft auch hierfür eine eigene Zulassung. Teilweise kann diese für ein Bauteil gelten, welches durch additive manufacturing hergestellt wurde. Dann wird gebundenes Kapital reduziert und die Verfügbarkeit gesichert. - Fehlender Zugang und Klarheit bei Wartungsinfrastruktur:
Ein zugängliches europäisches Werkstattnetz war für Endkunden zwingend erforderlich. Manche Werkstättenbetreiber haben nicht eigne Loks nicht angenommen und andere nur zu komplett undurchsichtigen Konditionen. Wir haben dann zusammen mit dem Kunden Werkstattverträge geschlossen in denen wir Standardisierungen für Wartungen und Reparaturen aber auch für Betriebsmittel wie z.B. Sand implementiert haben. Dies vereinfachte dann im Nachgang auch wesentlich die Rechnungsprüfung.
Unsere Checkliste für die TCO-Betrachtung für CAPEX-Projekte:
1. Anschaffungs- und Implementierungskosten
- Kaufpreis bzw. Lizenzkosten
- Liefer- und Installationskosten
- Anpassungs-/Konfigurationskosten
- Projektmanagement-Aufwand (intern & extern)
- Schulung der Mitarbeiter
- Einmalige Beratungskosten
2. Betriebs- und Nutzungskosten
- Ersatz- und Verbrauchsmaterialien
- Energie- und Medienverbrauch
- Personalaufwand für Betrieb und Betreuung
- Regelmäßige Wartung & Instandhaltung
- Lizenz- und Aboverlängerungen
- Support- und Serviceverträge
- Updates & Upgrades (Software/Hardware)
3. Infrastrukturkosten
- Platzbedarf (z. B. Miete für Lagerraum) – Siehe Herr Lohses Senfgläser 😊
- Netzwerkanbindung / Internetbandbreite
- Klimatisierung / Stromversorgung
- Zusatzausstattung (z. B. Peripherie, Möbel, Regale)
4. Risiko- und Ausfallkosten
- Ungeplante Ausfälle (Produktivitätsverlust)
- Notfallmaßnahmen & Backup-Systeme
- Versicherungskosten
- Sicherheitsmaßnahmen (z. B. IT-Security, physische Sicherheit)
5. Entsorgungs- und Ersatzkosten
- Rückbau oder Deinstallation
- Entsorgung / Recyclinggebühren
- Restwert / Wiederverkaufswert
- Kosten für Ersatzanschaffungen
6. Indirekte Kosten
- Schulung neuer Mitarbeiter bei Personalwechsel
- Prozessanpassungen / -störungen
- Schnittstellenprobleme zu anderen Systemen
- Compliance- und Audit-Aufwände
Welche Erfahrungen habt ihr mit Total-Cost-of-Ownership gemacht? Welche Resultate konntet ihr erreichen oder für welches Projekt hat sich im Nachgang herausgestellt, dass eine TCO-Betrachtung sinnvoll gewesen wäre?
Über einen Erfahrungsaustausch würde ich mich sehr freuen.
