Vor 3 Jahren aus der Not der Lockdowns entstanden, ist die Zusammenarbeit über MS-Teams mittlerweile Standard geworden. Beinahe vergessen sind persönliche Meetings mit Handschlag, Kaffee und morgendlichem Aftershave Geruch.
Auch im Einkauf hat MS-Teams und das remote Arbeiten Einzug gehalten, was oftmals super effizient ist – manchmal wünscht man sich aber doch die persönliche Ebene zurück.
Vor allem in wichtigen und/oder kreativen Besprechungen, wie Vertragsverhandlungen oder für ein Brainstorming, sind persönliche Meetings wichtig, um die besten Ergebnisse zu erreichen. Hybrides Arbeiten kann hier die Lösung sein.
In diesem Sinne war ich kürzlich Teil eines Projektes zum Rollout von SAP-SRM im Rahmen eines kompletten ERP-Rollouts. Innerhalb dieses Projektes wurden die verschiedenen Projektrollen von funktionellem Berater über Programmsteuerung und Anforderer in einem internationalen Team aus Deutschland, UK, Indien, Belgien und den Niederlanden abgearbeitet.
So wurden die Analyse, das Design und die Konfiguration, komplett via Teams abgestimmt. Auch wenn es keine besonderen Prozessanforderungen gab und die Stammdatensammlung durch die lokalen Team-Mitglieder durchgeführt wurde, so war es insgesamt schwierig einen Team-Spirit mit dem lokalen Einkäufer- und Support-Team über die Distanz hin aufzubauen; trotz regelmäßiger, digitaler Abstimmung. Auch habe ich in diesem und anderen Projekten schon beobachten können, dass ein Team-Building insbesondere dann schwierig ist, wenn das Arbeitsvolumen für die einzelnen Team-Mitglieder nicht so sehr umfangreich ist.
Relativ zum Ende des Projektes hatten wir dann einen weiteren persönlichen vor Ort Termin. Das “Cutover-Meeting” mit den lokalen Einkäufern und dem End-User-Support, um das Go-Live und die Hypercare Phase (Also alles, was nach dem Go-Live erfolgt) vorzubereiten. Hierbei haben wir auch letzte offene Fragen klären und uns mit dem lokalen Leiter des operativen Einkaufs abstimmen können.
Und erst an dieser Stelle im Projekt war dann eine gewisse Teambindung festzustellen, die wir gut für den Go-Live brauchen konnten. Das ansteigende Arbeitsvolumen und der “drohende” baldige Go-Live haben das Team gestärkt und den Zusammenhalt gefördert. Hätte ich das durch eine hybride Arbeitsweise auch früher erreichen können, war die Frage, die ich mir an dieser Stelle dann stellte.
Hybrides Arbeiten - Warum wir Menschen brauchen.
Warum sind persönliche Meetings eigentlich trotz mittlerweile funktionierender Technik noch so wichtig?
Das Thema hierbei ist das Vertrauen und Engagement einer Person für eine gewisse Sache.
Der Soziologe Niklas Luhman drückte aus, dass Vertrauen eine Art des „Umgangs mit Komplexität“ ist. Vertrauen ermöglicht es, mit Komplexität umzugehen, da es die Notwendigkeit ersetzt, alle Informationen verfügbar zu haben.
Zu ähnlichen Ergebnissen kommt eine Studie von EY, in der herausgearbeitet wird, dass eine Vertrauensebene zwischen Geschäftspartnern die insgesamten Transaktionskosten senkt.
Vertraue ich meinem Projektmitglied, dass er oder sie Ihre Aufgaben ernst nimmt und gewissenhaft erledigt, brauche ich nicht so häufig nachfragen. Habe ich Vertrauen in meinen Geschäftspartner kann ich mich trotz umfassender Verträge drauf verlassen, dass die getroffenen Absprachen eingehalten werden.
Wenn man einem Menschen trauen kann, erübrigt sich ein Vertrag. Wenn man ihm nicht trauen kann, ist ein Vertrag nutzlos.
Wie aber bildet sich Vertrauen zwischen Menschen?
Zunächst müssen einige Voraussetzungen festgelegt werden:
- Der Aufbau von Vertrauen wird wesentlich von sozialen, persönlichen Interaktionen beeinflusst. Das Hybride Arbeiten bringt hierbei den persönlichen Aspekt zum Teams-Meeting.
- Vertrauen kann nur zwischen Menschen aufgebaut werden, nicht zwischen Unternehmen oder Funktionen.
- Im Allgemeinen bezieht sich Vertrauen auf ein zukünftiges Ereignis, das nicht unter Kontrolle der vertrauenden Person steht.
Darüber hinaus baut sich eine Beziehung und damit Vertrauen über die Faktoren Kompetenz, Wohlwollen und Integrität auf.
Kompetenz ist die Fähigkeit, wie erwartet und gemäß dem Standard, die für die Aufgabe oder Rolle gelten, zu handeln. In einer neuen Geschäftsbeziehung kann dies zum Beispiel durch ein gut erklärtes Produkt, eine Lösung für ein Problem des Kunden oder eine Auszeichnung in der relevanten Kategorie nachgewiesen werden. In Projekten werden wir schnell unsere kompetenten Teammitglieder herausfiltern. Schneller werden wir dies herausfinden, wenn wir nicht nur per MS-Teams und über eine konkrete Sache diskutieren, sondern die Möglichkeit haben mit diesem Menschen auch über unterschiedliche Themen zu sprechen und so herauszufinden, wie analytisch und vorausdenkend jemand ist.
Wohlwollen ist die Wahrnehmung der positiven Ausrichtung auf sein Gegenüber. In einem neuen Projekt oder auch in neuen Einkaufsteams kann ein Wohlwollen z.B. durch Teamevents, oder auch nur ein nettes Mittag- oder Abendessen hergestellt werden. Hier hilft eine hybride Arbeitsweise das Wohlwollen rüberzubringen, was vor dem Bildschirm so nicht möglich ist.
Integrität bedeutet Makellosigkeit, Unbescholtenheit, Unbestechlichkeit einer Person, gibt mir also Auskunft darüber, ob ich mich auf diesen Menschen verlassen kann. Menschen haben ein gutes Gespür für andere Menschen und deren Grundzüge. In einem persönlichen Treffen lässt sich das Gefühl für die Integrität einer anderen Person besser entwickeln, als es ein Telefongespräch oder Teams-Meeting kann.
Je mehr ich glaube, dass die vertrauenswürdige Person diese Faktoren erfüllt, desto wahrscheinlicher wird Vertrauen aufgebaut.
Wie nutze ich den Faktor Vertrauen für mein Projekt oder (Einkaufs-)Team?
Meine Erkenntnis aus dem beschriebenen Projekt war, dass es wichtig ist, mit Präsenzmeetings möglichst frühzeitig zu beginnen und hybrides Arbeiten als Standard zu etablieren. Weitere Präsenztermine sollten dann entsprechend in dem Projektverlauf und der jeweiligen Phasen eingeplant werden.
Neben dem persönlichen Aspekt, welcher auch durchaus für Einkaufsteams relevant ist, habe ich als Lessons Learned mitgenommen, dass Aufgaben pro Teammitglied auch besser gebündelt werden sollten. So lassen sich „Häppchenarbeiten“ vermeiden, die dann eben mal nebenbei ausgeführt werden, und es entstehen größere Arbeitspakete, die mit deutlich mehr Fokus erledigt werden. Dies erhöht nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern gibt dem Projekt zu diesem Zeitpunkt wesentlich mehr Bedeutung. Wenn man dann die Koordination der Präsenztermine auf diese Phasen der intensiveren Projektarbeit abstimmt, dann wird man in der Lage sein, den Team-Spirit deutlich früher zu etablieren. Denn genau an dieser Stelle werden die vertrauensbildende Faktoren Kompetenz, Wohlwollen und Integrität auf die Probe gestellt.
Nicht immer lassen sich regelmäßige Präsenztermine vereinbaren. Lasst an dieser Stelle Raum für Privates in Onlineterminen, in denen die Beziehungsebene gepflegt werden kann und man seinem Gegenüber Stückchen für Stückchen besser kennenlernen kann.
Die oben genannten Tipps für hybrides Arbeiten lassen sich natürlich nicht nur für Projekte anwenden, sondern auch für die Zusammenarbeit mit Lieferanten oder „verstreuten“ Einkaufsteams, welche z.B. im Zuge eines BPO entstehen können. Wichtig ist, zu erkennen, wie man die Präsenztermine und anstehenden Aufgaben am besten aufeinander abstimmen kann.
Wie haltet ihr es mit der Präsenz? 2mal die Woche Büro, oder regelmäßige Teamevents, was funktioniert für Euch am besten?
