In vielen Unternehmen liegt der Fokus stark auf dem direkten Einkauf – alles, was unmittelbar in die Produktion fließt.
Der indirekte Einkauf wird dabei oft unterschätzt als einen Bereich, den viele Unternehmen eher als „nötiges Übel“ betrachten. Doch wir erachten den indirekten Einkauf vielmehr als Schatz und reiche Quelle ungenutzter Potenziale für massive Effizienzgewinne und Kostensenkungen.
Warum der indirekte Einkauf oft unterschätzt wird
Viele Unternehmen konzentrieren sich im Einkauf vor allem auf die direkten, produktionstechnischen Bedarfe – Rohstoffe, Maschinen oder Teile, die direkt in die Wertschöpfung einfließen. Doch der indirekte Einkauf, der eine Vielzahl von Materialien und Dienstleistungen abdeckt – von Bürobedarf über IT-Software bis hin zu Maschinen und Investitionen – wird oft vernachlässigt.
Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) ist dieser Bereich nicht systematisch organisiert. Dabei steckt gerade hier enormes Potenzial. Während große Konzerne längst auf spezialisierte Einkaufsabteilungen für indirekte Bedarfe setzen, können auch kleinere Unternehmen durch einfache Maßnahmen in diesem Bereich eine Menge an Effizienzgewinnen und Einsparungen erzielen.
Maverick Buying: Vorsicht Piraten!
Ein häufiges Problem im indirekten Einkauf ist das sogenannte „Maverick Buying“ – Bestellungen werden von Fachabteilungen gekapert und einfach außerhalb des festgelegten Prozesses selbstständig umgesetzt. Das muss unbedingt unterbunden werden. Einzelkäufe durch Abteilungen oder Mitarbeiter können dazu führen, dass der Einkauf die Kontrolle verliert, unnötige Kosten entstehen und die Lieferantenstruktur unnötig verkompliziert wird. Um diesem Problem entgegenzuwirken, ist es entscheidend, klare Prozesse zu etablieren und Bestellungen zwingend über den Einkauf laufen zu lassen.
Sobald ein Prozess hierfür etabliert ist, sollte man mit (mindestens) einem Mitarbeiter starten, der sich des indirekten Einkaufs vollumfänglich annimmt.
Der erste Schritt bei der Analyse von indirekten Ausgaben ist, ein umfassendes Bild der Beschaffungsaktivitäten zu bekommen. Welche Bedarfe bestehen, wie viel wird gekauft, von wem und zu welchen Preisen? Eine detaillierte Auswertung der vorhandenen Daten im ERP-System hilft, genau diese Fragen zu beantworten und den indirekten Einkauf systematisch zu optimieren.
Speziell in mittelständigen Unternehmen müssen wir hierfür aber oft die kompletten Rechnungsdaten her nehmen, um entsprechende Ausgaben zu analysieren, da Bestelldaten oft nicht vorhanden sind. Diese strukturieren wir, ordnen Sie grob Warengruppen zu und definieren je nach Warengruppe, wie diese am besten einzukaufen ist. Sind Büromaterialien eher eine Hebelkategorie, müssen z.B. spezialisierte Dienstleistungen eher als strategisch betrachtet werden. Viele Leistungen, wie z.B. das Fuhrparkmanagement oder die Administration tragen nicht direkt zur Wertschöpfung des Unternehmens bei und können heute schon ohne größere Probleme outgesourced werden.
Für kleinteilige (Einmal-)Bedarfe kann es von Vorteil sein, diese bei spezialisierten Dienstleistern zu bündeln. Besonders bei wiederkehrenden, weniger komplexen Bedarfen kann die Partnerschaft mit einem festen Anbieter Zeit und Ressourcen sparen und die Zahl der Lieferanten deutlich reduzieren. Dies führt zu einer Vereinfachung der Lieferantenadministration und einer besseren Verhandlungsposition.
Der Schlüssel zum Erfolg: Katalogsysteme und strategische Partnerschaften
Ein effektives Werkzeug im indirekten Einkauf ist das Katalogsystem. Ein gut durchdachter Katalog stellt sicher, dass nur qualifizierte Lieferanten zur Auswahl stehen und alle Bestellungen über den Einkauf abgewickelt werden. Dies sorgt für Transparenz und vereinfacht nicht nur den Beschaffungsprozess, sondern auch die Auswertung von Einkaufsdaten. Das Katalogsystem kann nach einer ersten Nutzungszeit auch für weitere Auswertungen herangezogen werden, um auch hier Erkenntnisse über das Beschaffungsvolumen und die Details zu erlangen. Eine erste Auswertung mit validen Daten sollte nach ca. sechs Monaten der Nutzung möglich sein.
Mit einer klaren Übersicht aus Umsatzanalyse und Katalogsystem kann der Einkauf nun in die Verhandlungen mit Lieferanten gehen. Sind kleinteilige Einkäufe erst einmal wegorganisiert und wurde eine Übersicht geschaffen, bleibt Zeit sich mit strategischen bzw. hochvolumigen Themen, wie z.B. z.B. Bauprojekten, Maschinen, Investitionen aber auch strategischen Beratungsleistungen und anderen zu widmen. Ziel sollte es sein, transparente Marktanalysen durchzuführen und im Ergebnis langfristige Rahmenverträge zu etablieren, die nicht nur bessere Konditionen sichern, sondern auch die gesamte Beschaffung optimieren. Ein strategischer Ansatz führt zu planbaren Kosten und vereinfacht den gesamten Prozess.
Positive Effekte für das gesamte Unternehmen
Die Optimierung des indirekten Einkaufs wirkt sich nicht nur auf den Einkauf selbst aus, sondern auch auf viele andere Bereiche des Unternehmens, wie Wareneingang, Logistik oder Buchhaltung. Diese Effizienzgewinne tragen insgesamt zur besseren Performance des Unternehmens bei.
Der indirekte Einkauf ist also weit mehr als nur eine Nebensache. Mit den richtigen Prozessen, Tools und Strategien kann dieser Bereich zu einem echten Erfolgstreiber werden – vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen. Wer hier ansetzt, kann schnell von den positiven Effekten profitieren.
Hör auch in unsere Podcast-Folge zum Thema rein!
In Folge 23 unseres „Einkauf & Supply Chain Podcasts für operative Exzellenz“ haben wir das Thema indirekter Einkauf bereits ausführlich behandelt und zeigen, wie du das Potenzial dieses Bereichs für dein Unternehmen nutzen kannst. Wenn du die Folge noch nicht gehört hast, kannst du sie hier nachholen:
Indirekter Einkauf: Diese Chancen musst Du nutzen! – Folge 23 (youtube.com)
Wie läuft der indirekte Einkauf bei euch? Habt ihr klare Prozesse und kann Maverick Buying verhindert werden? Habt ihr ein Katalogsystem im Einsatz? Oder seid ihr noch ganz am Anfang und kämpft täglich mit genau diesen Herausforderungen?
Wir freuen uns sehr über jedes Feedback und den Austausch mit euch!
