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Pflegenotstand im Einkauf – Betreutes Einkaufen (Guided Buying mit Ariba)

Pflegenotstand im Einkauf

Pflegenotstand im Einkauf – Betreutes Einkaufen (Guided Buying mit Ariba)

Der Einkauf ist in Nöten! Das eine Phänomen, was wir nicht nur im Gesundheitswesen, sondern auch in vielen anderen Bereichen in Deutschland sehen ist der Fachkräftemangel. So führt die alternde Gesellschaft in Kombination mit wenig nachwachsenden Pflegekräften zum Pflegenotstand. Aber auch im Einkauf wünschen wir uns oft Tools, die uns helfen speziell die operativen Aufgaben zu reduzieren, um uns voll und ganz unseren strategischen Aufgaben widmen zu können.

Zwar arbeiten wir schon seit Längerem nicht mehr mit manuellen Prozessen, wie der Papier-Katalogsuche, Faxbestellungen oder der Lieferantensuche in den gelben Seiten. Trotz dessen sind Prozesse im Einkauf aber auch heute noch oft noch aufwändig und langsam.
Leider zurecht wird dem Einkauf somit oft die Rolle als “Verzögerer” zugeschrieben, der für Zeit- und Geldverluste in Projekten mitverantwortlich ist – wir würden ja schneller, wenn wir könnten.

Oft hindern uns die Systeme und bürokratische Prozesse, sodass andere Abteilungen des Betriebes nörgeln „Wir könnten das aber schneller bestellen!“

Mit der Einführung von Ariba Guided Buying können wir jetzt sagen: „Dann macht es doch selber!“ Mit Ariba Guided Buying können die Fachabteilungen jetzt auch selbst bestellen und sehen, an welcher Genehmigungsstelle gerade die Freigabe fehlt.

Pflegenotstand im Einkauf

Quelle: Approval Flows | SAP Help Portal

SAP Ariba – Guided Buying
 
Auch wenn nicht jede Geschäftsführung den wichtigen Beitrag des Einkaufs honoriert und mit einem glamourösen Jahresmeeting belohnt und feiert, wie dies immer noch oft genug für den Vertrieb veranstaltet wird. Aber letztlich werden im Einkauf die Weichen für die Rentabilität und somit für den finanziellen Erfolg gestellt.
Daher ist es so wichtig Prozessoptimierungen in den operativen Einkaufsprozessen zu implementieren, um mehr Zeit für die strategisch wichtigen Tätigkeiten zu haben. 
 
SAP Ariba kann Unternehmen dabei unterstützen diesen Beschaffungsprozess zu optimieren.
 
Guided Buying ist ein Beschaffungsprinzip, das darauf abzielt, den Einkauf und die Ausgaben der Mitarbeiter zu erleichtern. 
 
Guided Buying bietet eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens. Es handelt sich um eine persona-basierte Strategie. Das bedeutet, dass ein Administrator des Unternehmens verschiedenen Personen innerhalb des Unternehmens je nach Bedarf bestimmte Profile zuweisen kann. 

Diese Profile verfügen über ein bestimmtes Maß an Zugriffsrechten und Beschränkungen, die auf den Benutzern und ihrer Ebene im Unternehmen sowie auf den Arten von Einkäufen basieren, die sie regelmäßig tätigen werden. 

Die einzelnen Personen können dann auf rollierender Basis und fast ohne Beteiligung des Beschaffungsteams vorab genehmigte Einkäufe tätigen. 

Dank dieser integrierten Richtlinien müssen die Benutzer keine Beschaffungshandbücher mehr lesen, und die Beschaffungsabteilung kann sich auf hochwertige Beschaffungsaktivitäten konzentrieren.
Bei Warnungen können Unternehmen den Benutzern die Möglichkeit geben, entweder eine benutzerdefinierte Rechtfertigung anzugeben oder aus einer vordefinierten Liste von Rechtfertigungsgründen auszuwählen. Bei Fehlern können die Benutzer die Anfrage erst einreichen, wenn sie den Verstoß behoben haben.
 

Auch erhöht Guided Buying die Compliance, indem es die Benutzer zu bevorzugten Lieferanten lenkt und gleichzeitig Leitplanken einbaut, so dass die Benutzer die Beschaffungsrichtlinien befolgen, ohne sie im Voraus kennen zu müssen. 

Die Beschaffungsabteilung kann auch maßgeschneiderte Hilfeinhalte anbieten, wenn die Benutzer mehr Anleitung benötigen.
 
Vor- und Nachteile des SAP Ariba Guided Buying
 
Vorteile
 
  • Ein schnelles und flexibles Einkaufserlebnis, eine konfigurierbare Benutzeroberfläche (Kachelform) und eine optimierte Katalogpflege können Euch helfen, einen schnellen ROI (Return on Investment) zu erzielen.
  • Ausgabenanalyse für Kategorien mit hohem Volumen als Kandidaten für Landing-Page-Kacheln
  • Identifizierung von Bereichen, in denen derzeitige Anforderungsgenehmiger zusätzliche Daten in die Anforderung eingeben
  • Ressourcenanforderungen, Zeitpläne, Erwartungen des Änderungsmanagements
 

Nachteile

  • Der große Funktionsumfang von Ariba hat seinen Preis im Vergleich zu anderen Shopsystemen, aber hat man sich für Ariba entschieden, kommt das Guxded Buying kostenfrei mit. 
  • Bei den vielen unterschiedlichen Komponenten können Einkäufer schnell mal den Überblick verlieren. Da hilft eine gute Betreuung durch den Implementierungspartner. 
  • Es gibt keine Garantie, dass Eure Lieferanten in dem Katalog verfügbar sind. Natürlich können aber sich alle Lieferanten registrieren, was aber eventuell zu Zusatzkosten bei den Lieferanten führen kann. 
 
Die Funktion Guided Buying ist in den verschiedenen SAP Ariba-Lösungen, SAP Ariba Buying oder SAP Ariba Buying and Invoicing verfügbar und auch in die Spot Buy-Funktion der SAP Ariba-Lösungen kostenfrei integriert.
 
Was würdet ihr Euch von Systemen wünschen, um Euch den operativen Einkauf zu erleichtern? Wäre das Thema „Guided Buying“ interessant für Euch, eventuell auch als Mittelstandlösung im Zusammenhang mit SAP Ariba SNAP?
 
Stefan Ehlert

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Als Dipl.-Ing. der Medientechnik hat Stefan über 15 Jahre im Projekt- und Produktmanagement international gearbeitet und war danach mehrere Jahre als Director of Supply Chain & Product Management tätig. Heute ist er Business Development Procurement-Experte bei neusta enterprise services. Hier unterstützt und berät er neben seiner Tätigkeit als Projektleiter in klassischen Projekten auch bei der Umsetzung agiler Projekte und Prozesse.

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