Spotify – Die Playlist für den Einkauf als Chapter

Mit der Einführung des Homeoffice hat sich die Arbeitsweise für viele von Grund auf verändert, insbesondere im Bereich Einkauf, wo Teamwork und der schnelle Austausch entscheidend sind. Der fehlende persönliche Kontakt und spontane Gespräche machen es schwer, auf dem Laufenden zu bleiben und relevante Informationen sofort zu erhalten. Hier kann das „Spotify-Model“, das ursprünglich für agile Softwareteams entwickelt wurde, auch im Einkauf von Nutzen sein. Es bietet eine innovative Lösung, indem es Struktur und flexible Zusammenarbeit kombiniert und Teams so enger vernetzt.

Implementierung eines Spotify-Chapters im Einkauf

Um ein Spotify-basiertes Chapter im Einkauf zu implementieren, wird das Team in kleinere Einheiten gegliedert, die sich auf bestimmte Aufgabenbereiche spezialisieren. Im Spotify-Framework wird dies als „Chapter“ bezeichnet, eine Gruppe von Mitarbeitern, die ein gemeinsames Fachgebiet haben, beispielsweise Lieferantenmanagement oder strategischen Einkauf. Diese Chapters arbeiten bereichsübergreifend und dienen als Plattform für den Wissensaustausch und die berufliche Weiterentwicklung.

Zusätzlich zu den Chapters könnten auch noch weitere Organisationseinheiten eingeführt werden:

Tribes: Ein Tribe fasst mehrere Squads zu einem größeren, übergeordneten Themenbereich zusammen, z. B. strategischer Einkauf oder Lieferantenmanagement. Er fördert die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen den Squads.

Squads: Squads sind kleine, autonome Teams innerhalb eines Tribes, die sich auf spezifische Einkaufsthemen konzentrieren, etwa auf die Auswahl bestimmter Lieferanten oder das Management regionaler Beschaffungsmärkte. Sie arbeiten eigenverantwortlich und agil an ihren Zielen.

Product Owner (PO): Der PO verantwortet die Priorisierung und Zielsetzung innerhalb eines Squads und sorgt dafür, dass das Team fokussiert an den wichtigsten Aufgaben arbeitet, die den größten strategischen Mehrwert für den Einkauf bieten.

Was sind die Vor- und Nachteile des Chapter Modells?

Vorteile

1. Spezialisierung: Teams entwickeln tiefere Expertise in spezifischen Aufgaben.
2. Bessere Zusammenarbeit: Chapters fördern den Austausch von Wissen und Best Practices.
3. Flexibilität: Schnelle Anpassung an Marktveränderungen und Prioritäten.
4. Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßiges Feedback optimiert Prozesse.
5. Mitarbeiterbindung: Spezialisierte Teams steigern Motivation und Zufriedenheit.
6. Effizienter Ressourceneinsatz: Experten werden gezielt und bedarfsgerecht eingesetzt.
7. Innovation: Kreatives Denken wird durch die Chapter-Struktur gefördert.
8. Transparenz: Klar strukturierte Prozesse verbessern Entscheidungsgrundlagen.
9. Gezielte Schulung: Wissen und Weiterbildung sind zentral organisiert.
10. Schnellere Entscheidungen: Expertise ist konzentriert und leicht zugänglich.

Nachteile

Das Chapter-Modell im Einkauf bietet viele Vorteile, kann jedoch auch zu Herausforderungen führen, insbesondere bei der Implementierung, der Kommunikation, der Rollenverteilung, der Effizienz und den Kosten. Ein erfolgreiches Change-Management und eine klare Kommunikation sowie eine kontinuierliche Anpassung und Optimierung sind entscheidend, um diese Nachteile zu minimieren und die Vorteile des Chapter-Modells voll auszuschöpfen.

Wie implementiere ich das Spotify Model im Einkauf?

Die Antwort hierauf ist: „Step by Step“

1. Chapter-Zusammensetzung und Spezialisierung: Der Einkauf wird in spezialisierte Chapters wie Bestandsmanagement, Vertragsverhandlungen und Lieferantenauswahl gegliedert. Mitarbeiter werden basierend auf Fachwissen und Interesse zugeordnet, was Spezialisierung und tiefere Expertise fördert.

2. Regelmäßige Chapter-Meetings: Die Chapter treffen sich regelmäßig, um Wissen auszutauschen, Best Practices zu teilen und Prozesse zu optimieren. Das stärkt den Austausch und schließt Informationslücken, die durch Homeoffice entstehen können.

3. Kommunikations- und Kollaborationsplattformen: Tools wie Microsoft Teams oder Slack sorgen für ständige Verbindung und Informationszugang der Chapter-Mitglieder, unabhängig vom Standort.

4. Rolle der Chapter Leads: Erfahrene Teammitglieder übernehmen als Chapter Leads Leitungsrollen, fördern den Wissensaustausch und erhalten die Teamdynamik aufrecht.

5. Strukturanalyse und Chapter-Definition: Analysieren Sie die aktuelle Einkaufsstruktur, um Hauptkompetenzfelder zu identifizieren, und bilden Sie daraus passende Chapters.

6. Verantwortlichkeiten festlegen: Definieren Sie Aufgaben für Chapters und Leads, insbesondere die Standardentwicklung und die kontinuierliche Prozessverbesserung.

7. Zusammenarbeit fördern: Sorgen Sie für den Wissensaustausch zwischen den Chapters durch regelmäßige Meetings und gemeinsame Projekte.

8. Schulung und Change Management: Unterstützen Sie Mitarbeiter beim Übergang und passen Sie die Strukturen an die Unternehmensbedürfnisse an.

9. Überwachung und Anpassung: Verfolgen Sie die Wirksamkeit und passen Sie die Struktur bei Bedarf durch Feedback an.

10. Langfristige Weiterentwicklung: Fördern Sie die Anpassung der Chapters an Marktanforderungen und investieren Sie in Weiterbildung.

Diese Schritte unterstützen eine flexible und spezialisierte Einkaufsstruktur, die durch regelmäßigen Austausch und digitale Tools vernetzt bleibt.

Habt ihr Fragen, wie ein Chapter-Model bei Euch eingesetzt werden könnte und was es für Mehrwerte bringen kann in der Organisation und Steuerung von Einkaufsteams? Dann sprecht uns gerne an!