KI in der Rechnungsprüfung: So gelingt der digitale Wandel in traditionellen Branchen
Rechnungsprüfung – allein das Wort sorgt vielerorts für innerliches Stöhnen. Kein Wunder, ist der Prozess doch häufig manuell, intransparent und fehleranfällig. Besonders dann, wenn keine Bestellung dahinterliegt. Genau vor dieser Herausforderung stand ein mittelständisches Unternehmen aus der Baubranche. Die Entscheidung war klar: Schluss mit ineffizienten Prozessen – her mit einer smarten, KI-gestützten Lösung.
Ausgangssituation: 80.000 Rechnungen, davon 80 % ohne Bestellbezug
Die Zahlen sprechen für sich: Rund 80.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, davon etwa 80 % ohne Bestellbezug. Jede Gesellschaft innerhalb der Unternehmensgruppe hatte ihren eigenen, unterschiedlich digitalisierten Prüfprozess. Die Folge war ein hoher manueller Aufwand, geringe Transparenz und keine Chance auf Skalierung.
Ziel: Ein intelligenter, durchgängig digitaler Workflow
Das Ziel war ein einheitlicher, vollständig digitaler Prozess von der Rechnungserfassung bis zur Buchung im ERP-System. Die Besonderheit: Eine eigens entwickelte Lösung mit integrierter, lernfähiger KI sollte zentrale Aufgaben automatisieren.
- Im Fokus standen:
Vollständige Digitalisierung des gesamten Rechnungsprüfprozesses - Automatisierte Vorkontierung mithilfe KI-gestützter Regeln
- Zielgerichtete Zuweisung an sachlich und preislich zuständige Prüfer
- Flexible Freigabeprozesse je nach Betrag und Verantwortlichkeit
- Nahtlose ERP-Anbindung an Microsoft Dynamics 365 FSM
Technische Umsetzung: So funktioniert der neue Prozess
1. Digitale Rechnungserfassung
Alle Rechnungen – ob PDF oder XRechnung – werden zentral über Microsofts Invoice-Capture-Applikation digital erfasst. Inhalte wie Kreditor, Betrag oder Steuerschlüssel werden automatisiert erkannt. Die Applikation arbeitet außerhalb des ERP-Systems und ermöglicht schnelle Erfassung, Prüfung und Freigabe.
2. KI-gestützte Vorkontierung
Die KI lernt kontinuierlich mit und schlägt auf Basis historischer Daten passende Kontierungen (Sachkonten, Kostenstellen etc.) vor.
3. Automatische Zuweisung
Je nach Inhalt, Rechnungsart und Zuständigkeit wird die Rechnung automatisiert den passenden Prüfer zugewiesen.
4. Digitale Freigabeprozesse
Nur bei Abweichungen oder Unsicherheiten erfolgt ein manueller Eingriff. Ansonsten greifen automatisch vordefinierte Freigabeschwellen.
5. Übergabe ins ERP
Nach erfolgreicher Freigabe wird die Rechnung direkt an Microsoft Dynamics 365 FSM übergeben und kann dort gebucht werden.
Change Management: Technik allein reicht nicht
Ein entscheidender Erfolgsfaktor war das Einbinden aller relevanten Stakeholder. Die Applikation wurde gemeinsam mit den Fachbereichen entwickelt, getestet und trainiert. Schulungen und klar definierte Zuständigkeiten sorgten für eine reibungslose Integration in den Arbeitsalltag.
Das Ergebnis: Weniger Aufwand, mehr Transparenz
Die Vorteile sprechen für sich:
- Über 80 % Zeitersparnis: Von durchschnittlich 8 auf ca. 1,5 Minuten pro Rechnung
- Einheitliche Prozesse über alle Gesellschaften hinweg
- Lernfähige, sich kontinuierlich verbessernde Workflows
- Revisionssicherheit und durchgängige Transparenz
- Deutlich verkürzte Durchlaufzeiten – auch bei hohem Rechnungsvolumen
Gerade in rechnungsintensiven Bereichen ohne Bestellbezug zeigt die KI ihre Stärke und entlastet die Fachabteilungen spürbar.
Unser Fazit: KI lohnt sich – besonders da, wo’s noch ruckelt
Rechnungsprüfung ist kein Lieblingsthema – aber eines mit enormem Effizienzpotenzial. Dieses Projekt zeigt, wie mit klarer Zielsetzung, moderner Technologie und dem Mut zur Veränderung echte Verbesserungen gelingen.
👉 Neugierig geworden? Dann sprecht uns an. Wir zeigen Euch gern, wie der Weg zur automatisierten Rechnungsprüfung auch bei Euch aussehen kann.
