Auf einer der letzten Messen, die wir besucht haben, kam häufig das auch im Alltag immer präsentere Thema Fachkräftemangel und die damit verbundenen Probleme zur Sprache. Die einhellige Erwartung ist, dass diese Problematiken sich durch den demografischen Wandel nicht nur fortsetzen, sondern voraussichtlich noch verschlimmern werden. Auch wurde kritisch diskutiert, dass die während der Corona-Zeit im Einkaufsbereich entlassenen Fachkräfte schwerlich zu ersetzen und selten wiederzuholen sein werden. Statt aber uns zu beklagen, müssen wir Lösungen finden, wie wir mit der bestehenden Mannschaft den anstehenden Aufgaben gerecht werden können.
Konkrete Beispiele wie genau Digitalisierung hierbei helfen kann, sind jedoch leider noch selten. Wir haben uns daher für Euch Gedanken gemacht und zwei mögliche Use-Cases konkret aufbereitet.
Digitalisierung der Lieferantensuche
Bisher wurden für neue Produkte als erstes die bekannten Lieferanten bemüht, um deren Qualität man wusste. Um neue Lieferanten aufzutun, wurde eine Desk- oder Field-Research durchgeführt und zeitintensive Messebesuche absolviert. Doch das war immer nur der erste Schritt bei neuen und unbekannten Lieferanten. Abgesehen von Angeboten mussten nun Zertifikate und Zusatzdokumente eingeholt und geprüft werden, die dann oft aber leider nicht das Papier wert waren, auf dem es gedruckt war. Sollte nämlich doch mal eine Kontrolle durchgeführt und das Zertifikat nicht einfach sang- und klanglos abgelegt worden sein, zeigte sich nicht selten, dass sich unter der angegebenen Zertifikatsnummer ein anderer Artikel verbarg – also ging der Prozess dann von neuem los.
Neben der allgemeinen Papierschlacht musste nun der neue Lieferant auch auf dessen Lieferqualität hin kontrolliert werden. Es wurden also Muster bestellt, welche auf Herz und Nieren technisch kontrolliert und bewertet wurden. Manchmal drehte so ein Muster auch mehrere Runden – da fühlt man sich vor lauter Runden doch glatt wie auf der Kirmes 🤢. Arbeitsbedingungen wurden durch ein Audit vor Ort persönlich in Augenschein genommen. Alternativ musste bei fehlender Zeit oder Sprachkenntnissen ein Audit durch TÜV, SGS etc. teuer hinzugekauft werden.
All diese Schritte kosten Zeit und Geld, in der sich der strategische Einkauf um andere Themen kümmern könnte.
Und so machen wir das heute.
Zugegebenermaßen – die Musterstellung und das Vor-Ort Audit wird nur schwerlich zu digitalisieren sein. Aber die Vorqualifizierung des Lieferanten lässt sich heute durchaus mit Lieferantenmarktplätzen/-netzwerken, wie z.B. SAP Ariba wesentlich vereinfachen.
So bietet Ariba den Einkäufern in Ihrem Netzwerk die Möglichkeit eine mannigfaltige Anzahl von Lieferanten und deren mögliche Preise ganz einfach vorab zu vergleichen, wie im Folgenden am Beispiel von Tastaturen zu sehen:
Manuell bleibt für den Einkäufer dann „nur“ noch der Angebotsvergleich, und bei komplexen Produkten natürlich die persönliche Bewertung des Lieferanten und etwaigen Mustern. Speziell aber für einfache oder Standardprodukte nimmt Ariba dem Einkäufer immens viel Arbeit ab.
Auch im Lieferantenmanagement übernimmt SAP Ariba einge der operativen Arbeiten. Im Risk Monitoring hat der strategische Einkauf entweder jährlich die Lieferanten zu bewerten oder wenn ihm Auffälligkeiten über diese zugetragen werden. Der Aufwand zum bisherigen Prozess reduziert sich ebenfalls, da Abfragen automatisiert im Hintergrund laufen und das System bei registrierten Vorfällen zum Lieferanten Alarm schlägt.
Use-Case 2 – Digitalisierung Einkaufspreispflege
Regelmäßige Preisanpassungen bringen oft einen großen manuellen Aufwand mit sich, der sehr zeit- und kostenintensiv ist.
In einem konkreten Kunden-Case ändern sich Einkaufspreise für rund 3.000 Positionen monatlich und manchmal sogar wöchentlich. Diese neuen Preise wurden bisher manuell mit einer Excel-Datei abgeglichen, ins ERP-System eingespielt und durchlaufen einen Freigabeprozess. Im schlimmsten Fall nimmt der Prozess dann so viel Zeit in Anspruch, dass die neu gelieferte Ware nicht mehr mit den Bestellpreisen übereinstimmt, weil schon die nächste Runde eingeläutet worden war. Dies und manuelle Fehler z.B. durch Verrutschen in der Zeile beim Abgleich und der Pflege führte zu Rückfragen und zusätzlichem Arbeitsaufwand. Alles also sehr arbeitsintensiv und im blödesten Falle nervig.
Die Lösung: Digitalisierung mit RPA – Microsoft Power Automate
Unter RPA – Robotic Process Automation – versteht man die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Diese innovative Technologie spielt ihre Stärken bei eindeutig strukturierten, sich wiederholenden und regelbasierten Prozessen und Aufgaben aus, die derzeit noch von Menschen ausgeführt werden, also die klassische Adminarbeit 🥱. Da die Software-Roboter (RPA Bots) auf der Ebene der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) arbeiten und nahezu jeden Prozess ausführen können, sind für den Einsatz weder Prozessänderungen noch spezialisierte Schnittstellen erforderlich. Bei dieser robotergesteuerten Prozessautomatisierung übernehmen die Bots die Rollen und Aufgaben von Anwendern und interagieren mit anderen Softwaresystemen.
Es gibt verschiedene Software-Anbieter, die RPA-Lösungen anbieten. Unser Kunde hatte sich für das Preisupdate die App „Power Automate“ von Microsoft ausgesucht und hat mittlerweile 33 RPA’s im Einsatz. Für die Pflege der Einkaufspreise hat das RPA die neuen Einkaufspreise mit den vorhandenen verglichen, abgeändert, wo notwendig und direkt wieder ins ERP-System eingespielt. Menschliche Fehler wurden somit umgegangen und der Prozess war um einiges schneller, so dass die vorherigen Probleme z.B. bei der Rechnungsstellung vermieden werden konnten.
Und weil wir dieses Thema so spannend finden, planen wir schon jetzt Euch in einem unserer kommenden Blocks noch weitere Beispiele im Detail zu zeigen – Stay tuned!
Raus aus dem Operativen rein ins Strategische mit Digitalisierung
Wenn ihr auch solche Prozesse, wie die oben genannten habt oder andere, die einfach nur Zeit fressen aber wenig Mehrwert liefern, lasst uns diese gemeinsam anschauen und analysieren. Es muss auch nicht immer SAP sein – am Beispiel von Microsoft Power Automate lässt sich gut erkennen, dass es mittlerweile andere Lösungen gibt, die ohne größeren Aufwand eingesetzt werden können.
Was ist Euer nervigster Prozess, den Ihr gerne automatisieren würdet?
