Kanban Board – mehr als nur der „Coolness-Faktor“ für den Einkauf
“Ist die Exceltabelle mit den Aufgaben gepflegt?” “Hat mal jemand das Protokoll der letzten Team-Sitzung?“
Wer kennt solche Unterhaltungen nicht? Aber wusstet ihr, dass Microsoft Teams interessante Instrumente beinhaltet, die Exceltabelle und co. überflüssig machen, wie zum Beispiel das Kanban Board?
In den letzten 2 Jahren habe ich in verschiedenen kleineren IT-Projekten mit international verteilten Teams gearbeitet und dabei MS-Teams als unser zentrales Tool zur Zusammenarbeit kennen und schätzen gelernt. Warum? Ich sag’s Euch: easy-to-use bei vollkommen ausreichendem Funktionsumfang. Keine Anleitungen oder großartigen Einweisungen, einfach nur ein paar Worte und los geht’s😊.
So konnten wir die Projektdokumentation im Dateienbereich organisieren, der Chat diente der “kurzen Kommunikation“ und die Aufgabensteuerung erfolgt über das Kanban Board bzw. Projektboard. In meinen Projekten hatten wir meist die Spalten für den Backlog, den nächsten Sprint (next Sprint) und den derzeitigen, also den „current“ Sprint. Außerdem die Spalte „in Arbeit“ (in Progress) und „Erledigt“ (Done)
Aber was ist eigentlich ein Kanban Board?
Vielleicht habt ihr es schon einmal auf Fotos gesehen, wo gutaussehende coole Menschen Post-ITs auf eine Tafel kleben😉. Spaß beiseite, das Kanban Board wird in Zusammenhang mit agilen Projektmanagementmethoden genutzt (ihr erinnert Euch, unser Steckenpferd :-D), um den Fokus auf die Zusammenarbeit und die Anpassung an sich ändernde Anforderungen zu legen. Es besteht klassisch aus den drei Spalten: To Do, In Progress und Done. Jede Aufgabe ist als Karte auf dem Board dargestellt und kann einfach verschoben werden, um den aktuellen Status anzuzeigen. Mit den Aufgabenkarten kann eine Aufgabenbeschreibung verwaltet, die Aufgaben können Mitarbeitern zugeordnet und Fertigstellungstermine können angegeben werden.
Im wöchentliches Projekt-Review wird dann der Projektfortschritt anhand der akut zu bearbeitenden Aufgabenkarten besprochen und der Fortschritt wird in der Karte dokumentiert.
Außerdem werden mithilfe des Kanban-Boards die angehenden Aufgaben besprochen. Ein Gesprächsprotokoll kann zusätzlich noch als zentral geführte Datei geführt werden.
Und was bringt mir das jetzt im Einkauf?
Als ich in der Vor-Corona Zeit die Leitung des operativen Einkaufs als Interim-Manager bei einem Kunden übernahm, hätte mir das sehr geholfen. Besonders angesichts der damals aufkommenden Herausforderungen des Home-Office hätte ich die Zusammenarbeit und Transparenz durch MS-Teams sehr geschätzt.
Konkret kann MS-Teams auch in der Einkaufsabteilung effektiv eingesetzt werden (Ja, wir wissen, das ist per se nichts Neues, aber bestimmt arbeiten noch ganz wenige Einkaufsabteilungen mit den Boards…).
Der Dateien-Bereich ermöglicht die strukturierte Abteilungsdokumentation, der Chat vereinfacht die Kommunikation und das Projekt- oder Aufgabenboard erleichtert die Verwaltung und Zuordnung von Aufgaben. Ein wöchentliches Abteilungsmeeting, vor-Ort, virtuell, oder hybrid kann genutzt werden, um aktuelle und anstehende Aufgaben zu besprechen und auf eventuelle Blocker im Fortschritt einzugehen.
Mit dem Kanban Board kannst du also optimal mit deinen Mitarbeitern vor Ort und remote zusammenarbeiten. Da Dein Team und Du jederzeit und von jedem Ort aus einen klaren Überblick über alle relevanten Informationen und Aufgaben habt, ist die notwendige Transparenz geschaffen. Alle haben den gleichen Wissensstand, was auch Urlaubsvertretungen wesentlich erleichtert. Auch die Einbindung externer Projekteinkäufer wird wesentlich einfacher, was mit wachsendem Fachkräftemangel sehr hilfreich sein kann.
Aber mal Butter bei die Fische – wie könnte denn so ein Kanban Board für den Einkauf aussehen?
Ich habe mal ein Board beispielhaft erstellt, damit ihr seht, wie das aussehen könnte.
Und was kann das Board noch so?
Neben der reinen Organisation der Abteilungsaufgaben können weitere Anwendungsfälle auch beispielsweise sein:
1. Beschaffungsprojekte oder Warengruppenstrategien verwalten:
Hierbei wird das Kanban Board verwendet werden, um den Fortschritt jedes Projekts anzuzeigen. Mögliche Kategorien könnten dann zum Beispiel sein:
- In Planung
- Spezifikationserstellung
- RFI
- RFP
- Verhandlung
- Vertrag
2. Lieferantenmanagement:
In unserem letzten Artikel zum Thema agile Procurement hatten wir schon mal darauf verwiesen, dass ein Kanban Board auch für das Lieferantenmanagement verwendet werden kann. Wie beschrieben sollen bei einem agilen Ansatz zum Lieferantenmanagement Lieferanten kontinuierlich beobachtet werden Die Kategorien wären dann z.B.
- Auffälligkeiten
- Beobachten
- Handlung notwendig
- Erledigt
Da der Kreativität sprichwörtlich keine Grenzen gesetzt sind? Wo könntet ihr Euch ein Kanban Board in Eurer Abteilung vorstellen?
